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Eventos têm como finalidade aproximar o seu público alvo até a sua empresa. Isso é uma estratégia que pode fazer com que os lucros da sua empresa aumentem e ao mesmo tempo atrair investidores para o seu negócio.
Mas como organizar eventos de sucesso? Existem alguns passos que podem te dar total controle da situação e fazer com que o seu negócio deslanche de verdade.
Organizar eventos de sucesso não é fácil, mas preste atenção nas dicas que vem a seguir e conseguirá promover um evento que trará resultados para o seu negócio. Veja:
Antes de começar a contratar o local do seu evento, é importante escrever o briefing deste evento. Defina qual o público que você deseja alcançar e o que precisa fazer para atingi-los. Todas as estratégias precisam ser pensadas com foco no seu público, se ele for externo, é preciso fazer com que conheçam a sua empresa, é preciso passar informações que agreguem valor para que confiem no seu negócio.
Se o público alvo for interno, você precisa investir em relacionamento e motivação, faça treinamentos e invista no aprendizado dos participantes.
Além do público alvo, você precisa pensar na organização do seu evento, faça uma lista com um resumo de tudo que você precisará organizar. Detalhe todas as etapas, como por exemplo: o número de convidados, o tamanho do espaço que você vai alugar, como será a divulgação do evento, etc. Com tudo isso anotado, será muito mais fácil organizar eventos de sucesso.
Faça uma lista e organize todas as etapas do seu evento, é importante que tudo seja feito com antecedência. Então, para não esquecer nada, é importante listar todas as etapas.
Em primeiro lugar, você deve entrar em contato com os fornecedores do evento. É importante que sejam pessoas conhecidas ou que você saiba que realmente são de confiança.
Em segundo lugar, para organizar eventos de sucesso é ter controle dos custos que o seu evento trará, tenha uma planilha financeira e coloque todos os gastos computados. Um dos principais erros em eventos é não estar preparado para eventuais surpresas que incluam falta de dinheiro.
Pense também em como você vai chamar os convidados, envie lembretes por e-mail, além de cartas e convites presenciais. Nada pior do que organizar tudo e não aparecer convidados, então não deixe para convidar os participantes na última hora.
E por último, e não menos importante, não esqueça de ter em mente o conteúdo programado que será exibido no seu evento e esteja preparado para eventuais imprevistos.
Sobre a data do evento, certifique-se de que não há nenhum outro evento importante do mesmo nicho acontecendo no mesmo dia, pois isso poderá prejudicar o andamento do seu evento.
Todos os executores que conseguem organizar eventos de sucesso se preocupam com os ambientes do evento. É importante que você tenha contabilizado o número de cadeiras e mesas e o conforto dos convidados.
Invista também na sinalização do local, é importante que todos os convidados saibam onde estacionar, onde são os banheiros, onde estão as saídas de emergência. Tudo isso pode ser sinalizado com o auxílio de painéis de LEDs de vários tamanhos.
Outra dica importante é investir no palco, seja para uma palestra ou um show, você precisa chamar a atenção para esse local. Todas as cadeiras estão próximas ao palco? Muitas delas não, então você precisa garantir que todos os convidados consigam ver sua mensagem, aonde quer que estejam.
Além disso, você deve usar outdoors para divulgar o seu evento, outdoor eletrônico pode ser usado para mostrar diversos tipos de propagandas, desde as com uma pegada mais emocional, até com as que são mais engraçadas. Você pode mudar a propaganda quando quiser!